PROGETTO BI

La soluzione informatica adottata dall’Unione dei Comuni della Bassa Romagna centralizza tutte le informazioni archiviate nei vari database degli Enti e consente agli stakeholder di accedervi facilmente.

Una piattaforma di Business Intelligence per valorizzare il patrimonio di dati delle PA e agevolare i processi decisionali.
Il sistema - attraverso grafici dinamici, report, indicatori - restituisce le informazioni in maniera efficace, consentendo di analizzare i dati rapidamente e di facilitare le valutazioni.

L’ente dopo sette anni di esperienza associativa, nove comuni romagnoli (Conselice, Lugo, Alfonsine, Fusignano, Bagnacavallo, Cotignola, Bagnara di Romagna, Sant’Agata sul Santerno, Massa Lombarda), il 1° gennaio del 2008, hanno costituito l’Unione dei Comuni della Bassa Romagna (UCBR), acquisendo personalità giuridica e organizzandosi come un Ente locale vero e proprio. L’UCBR conta una popolazione residente complessiva di oltre 100.000 abitanti e ha un’estensione di 480 chilometri quadrati: è l’Unione di Comuni più grande in Emilia Romagna e tra le cinque con più di 90.000 abitanti dell’intero Paese. Con oltre 600 dipendenti, svolge ventisette servizi, pari all’80% delle funzioni degli Enti locali. L’Unione nasce prima di ogni obbligo di legge per libera volontà degli amministratori dei Comuni interessati. Ad oggi gestisce la quasi totalità delle funzioni fondamentali declinate dalla recente normativa.
Il progetto in breve Gli stakeholder di un Ente (amministratori, consiglieri, membri delle giunte, dirigenti, assessori, funzionari) non solo hanno la necessità di accedere facilmente a tutti i dati archiviati nei diversi sistemi informativi della PA, ma devono anche poterli interpretare rapidamente grazie a strumenti ad hoc come indicatori, grafici e report. Quindi, proprio con l’obiettivo di rendere facilmente visualizzabile il vasto patrimonio di informazioni contenuto nei database dei Comuni dell’Unione e di agevolare il processo analitico e decisionale dei suoi amministratori - per esempio riguardo ai budget o alla gestione delle risorse - nel 2013, l’Ente ha adottato una piattaforma SAP di Business Intelligence. Lo strumento è dotato di un DataWarehouse, un archivio informatico per la centralizzazione e la storicizzazione dei dati (relativi alla contabilità, al sistema degli obiettivi, alle prestazioni…), e di diverse interfacce per gli utenti - visibili da pc, tablet e smartphone - che restituiscono le principali informazioni in modo immediato e accattivante: sia in formato report che in videate interattive, i “cruscotti”, con indicatori e grafici dinamici. Queste rappresentazioni dei dati, così chiare, sono utili a fare risaltare subito gli elementi essenziali, facilitando la lettura e l’analisi delle informazioni, anche per utilizzatori non esperti dal punto di vista informatico. Il sistema è un valido supporto gestionale e decisionale; favorisce inoltre una maggiore forma di partecipazione e controllo da parte di tutti gli stakeholder.
Maggior trasparenza e attrattività del territorio Il sistema, attraverso i suoi cruscotti, fornisce tutte le informazioni più importanti: restituisce i costi (anche unitari) dei singoli servizi – per esempio di un “posto nido” o di un chilometro di strada asfaltata - riporta il modo in cui i dirigenti usano il budget a loro disposizione, mostra il raggiungimento degli obiettivi collegati alle linee di mandato del sindaco e lo scenario dei pensionamenti nei diversi uffici negli anni a venire, in modo tale da consentire agli amministratori di definire strategie nella sostituzione del personale. Anche i cittadini possono accedere a determinati cruscotti per visionare informazioni di interesse collettivo come il tasso di raggiungimento degli obiettivi, l’andamento dei costi o i tempi medi di realizzazione delle pratiche urbanistiche/edilizie e dei servizi alle attività produttive. In questo caso lo strumento è utile perché incrementa la trasparenza dell’Ente e si rivela un mezzo attrattivo per il territorio: un imprenditore in cerca di una base, con maggiore probabilità sceglierà un comune in grado di garantire tempi di espletamento delle pratiche certi e rispettosi delle normative. Tutte le informazioni in archivio vengono aggiornate ogni notte da query automatiche. «Un altro degli obiettivi - spiega Alberto Scheda, Dirigente Settore Controllo di Gestione dell’Unione - è quello di avere uno strumento di benchmarking, per valutare le prestazioni del nostro territorio rispetto a quelle delle altre Unioni. Così abbiamo anticipato ciò che a livello nazionale si sta facendo col sistema dei Fabbisogni Standard: il sito nazionale OpenCivitas dà indicatori unitari di costo e di prestazione dei vari Enti locali italiani, noi abbiamo fatto questa operazione in maniera più specifica nella nostra realtà». La piattaforma, dopo un periodo iniziale che ha richiesto il supporto del venditore del software, è stata implementata con una forte attività di sviluppo interna, attraverso le risorse dell’Ufficio Informatica, Ragioneria e Controlli di Gestione dell’Ente.
Benefici Grazie alla piattaforma di Business Intelligence tutti gli stakeholder hanno accesso a una rappresentazione sintetica e immediata dei dati più significativi presenti nei sistemi informativi dei diversi Comuni. Questo consente agli amministratori e ai dirigenti di prendere decisioni in modo più rapido, consapevole e ragionato; parallelamente, lo strumento permette di gestire il budget a disposizione in maniera più oculata, prevedendo con maggiore precisione gli effetti di eventuali tagli. Attraverso tale soluzione, l’Ente valuta le prestazioni dei suoi comuni, responsabilizza ulteriormente i decisori, incrementa la diffusione di informazioni chiare e trasparenti tra stakeholder/cittadini e il controllo collettivo su tutte le attività svolte dalle PA. Infine, rende più attrattivo il territorio per gli imprenditori in cerca di un’area in cui insediarsi. .